Polityka Prywatności

1Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony internetowej rafai.pl oraz w ramach usług RafAI jest:

2Podstawa prawna

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

3Jakie dane zbieramy i w jakim celu

3.1 Korespondencja e-mail (zapytania, obsługa klientów i uczniów)

• Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, treść korespondencji (oraz dane, które sam(a) podasz w wiadomości)
• Cel: odpowiadanie na zapytania, przygotowanie i obsługa ofert, prowadzenie nauki i wsparcia (w tym przypomnienia i podsumowania)
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — obsługa korespondencji)
• Wsparcie AI — uczciwie: skrzynka e-mail RafAI jest obsługiwana z pomocą automatycznego systemu opartego na AI, działającego na serwerze w Unii Europejskiej (Hetzner). System odczytuje wiadomości przychodzące od znanych nadawców, przygotowuje projekty odpowiedzi i wewnętrzne powiadomienia. Każdą wiadomość wychodzącą zatwierdza i wysyła człowiek — żadna decyzja dotycząca Ciebie nie zapada w sposób wyłącznie automatyczny (art. 22 RODO)

3.2 Zawarcie i realizacja umowy (w tym dowody zgód ze strony /zgoda)

• Dane: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres, dane do faktury, dane kontaktowe; przy akceptacji oferty na stronie /zgoda dodatkowo: identyfikator oferty, treść złożonych oświadczeń, data i czas akceptacji, adres IP i oznaczenie przeglądarki
• Cel: zawarcie i wykonanie umowy, wystawienie faktury oraz udokumentowanie wymaganych prawem zgód konsumenckich (dowód zawarcia umowy)
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne — podatkowe, rachunkowe i konsumenckie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ustalenie i obrona roszczeń)

3.3 Czaty z asystentami AI (okno czatu na stronie oraz rozmowa wstępna /start)

• Dane: treść rozmowy z asystentem; w rozmowie /start dodatkowo kod z indywidualnego linku zaproszenia. Korzystanie z czatu nie wymaga podawania danych osobowych — prosimy nie wpisywać haseł, danych poufnych ani danych osób trzecich
• Cel: udzielenie odpowiedzi (czat na stronie) oraz przygotowanie spersonalizowanego materiału do nauki (rozmowa /start); zapis rozmowy jest przekazywany Administratorowi e-mailem
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — obsługa zapytań) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy)
• Odbiorcy: treść rozmowy przetwarza Anthropic PBC (model językowy Claude — wygenerowanie odpowiedzi), Resend Inc. (doręczenie zapisu rozmowy) oraz Google LLC (skrzynka Gmail, na którą trafia zapis)
• Okres przechowywania: zapisy rozmów usuwamy, gdy nie są już potrzebne do obsługi zapytania — nie później niż w ramach przeglądu przeprowadzanego co najmniej raz na kwartał, i w każdym razie nie dłużej niż 3 miesiące od zakończenia rozmowy. Usuwanie odbywa się ręcznie w ramach tego przeglądu (nie automatycznie) — dlatego podajemy termin, który realnie dowozimy, zamiast krótszego, którego nie egzekwowałby żaden mechanizm. Wyjątek: jeżeli rozmowa prowadzi do nauki lub współpracy (np. rozmowa /start przed przygotowaniem materiału), jej zapis przechowujemy jak korespondencję — zgodnie z §6
• Oznaczenie AI: każdy czat jest wyraźnie oznaczony jako rozmowa z automatycznym asystentem AI (zgodnie z art. 50 aktu o sztucznej inteligencji, AI Act)

3.4 Dane techniczne (logi serwera, czcionki)

• Dane: adres IP, typ przeglądarki, czas żądania — standardowe logi techniczne hostingu (Vercel)
• Cel: zapewnienie poprawnego działania strony i bezpieczeństwo (ochrona przed nadużyciami)
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)
• Czcionki: strona ładuje czcionki z serwerów Google Fonts — Twoja przeglądarka przekazuje wtedy adres IP firmie Google LLC

Czy musisz podawać dane? Podanie danych jest dobrowolne. W zakresie zawarcia i realizacji umowy (pkt 3.2) jest jednak niezbędne — bez tych danych nie możemy zawrzeć umowy ani wystawić faktury. W pozostałych przypadkach niepodanie danych uniemożliwi jedynie daną formę kontaktu (np. odpowiedź na wiadomość).

Czego nie robimy: nie prowadzimy newslettera ani marketingu e-mailowego, nie używamy analityki ruchu ani cookies reklamowych, nie profilujemy użytkowników. Jeśli to się zmieni — najpierw zaktualizujemy tę Politykę, a tam, gdzie prawo tego wymaga, zapytamy o zgodę.

4Pliki cookies

Strona rafai.pl nie używa plików cookies — ani niezbędnych, ani analitycznych, ani marketingowych. Treść bieżącej rozmowy z czatem jest przechowywana wyłącznie w pamięci Twojej przeglądarki i znika po zamknięciu strony.

Jeżeli w przyszłości dodamy funkcje wymagające cookies (np. analitykę), najpierw zaktualizujemy tę Politykę, a tam, gdzie prawo tego wymaga — zapytamy o zgodę.

5Podmioty przetwarzające dane (sub-procesorzy)

Administrator korzysta z usług następujących podmiotów, które przetwarzają dane w związku ze świadczeniem tych usług:

Uczciwie o poczcie e-mail: skrzynka Administratora działa dziś na zwykłym, bezpłatnym koncie Gmail. Oznacza to, że z Google nie została zawarta odrębna umowa powierzenia przetwarzania w rozumieniu art. 28 RODO — taka umowa jest dostępna wyłącznie w płatnej wersji firmowej. Dane w skrzynce są przetwarzane na warunkach regulaminu i polityki prywatności Google. Jest to rozwiązanie przejściowe: przejście na konto firmowe z umową powierzenia jest zaplanowane i jest warunkiem, który Administrator odhacza przed przyjęciem pierwszej płatności od konsumenta. Piszemy o tym wprost, ponieważ wcześniejsze brzmienie tego punktu („powierza przetwarzanie") opisywało stan, który nie odpowiadał rzeczywistości.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO (decyzja o adekwatności — EU-US Data Privacy Framework — albo standardowe klauzule umowne). Kopię informacji o stosowanych zabezpieczeniach możesz uzyskać, kontaktując się z Administratorem. Lista jest aktualizowana przy każdej zmianie dostawców.

6Okres przechowywania danych

7Prawa osoby, której dane dotyczą

Każda osoba, której dane przetwarza Administrator, ma prawo do:

1. Dostępu — uzyskania informacji jakie dane są przetwarzane i ich kopii (art. 15 RODO)
2. Sprostowania — poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO)
3. Usunięcia — żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — o ile nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania (art. 17 RODO)
4. Ograniczenia przetwarzania — czasowego zawieszenia przetwarzania (art. 18 RODO)
5. Przenoszenia danych — otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO)
6. Sprzeciwu — wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO)
7. Wycofania zgody — w każdej chwili, bez wpływu na przetwarzanie dokonane przed wycofaniem (dotyczy przypadków, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda — obecnie nie prowadzimy przetwarzania opartego na zgodzie)

8Prawo do skargi

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego:

9Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, w tym:

• szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS),
• kontrolę dostępu do systemów,
• regularne kopie zapasowe,
• zasadę minimalizacji danych — zbieramy tylko to, co niezbędne.

W przypadku naruszenia ochrony danych mogącego powodować ryzyko dla praw i wolności osób — Administrator powiadomi UODO w ciągu 72 godzin, a osoby dotknięte naruszeniem — bez zbędnej zwłoki.

10Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji na stronie internetowej. O istotnych zmianach Administrator poinformuje użytkowników e-mailem (jeśli posiadamy adres e-mail) lub poprzez komunikat na stronie.

Data ostatniej aktualizacji: 2026-07-31 (wersja 2.1 — dwie korekty w imię zgodności opisu z rzeczywistością, po niezależnym przeglądzie systemu: (1) usunięto stwierdzenie, że Administrator „powierza przetwarzanie" danych dostawcy poczty — z bezpłatnym kontem Gmail nie ma umowy powierzenia z art. 28 RODO, i teraz jest to napisane wprost; (2) urealniono okres przechowywania zapisów rozmów: zamiast 30 dni, których nie egzekwował żaden mechanizm, podajemy do 3 miesięcy z ręcznym przeglądem co najmniej raz na kwartał. Poprzednio, wersja 2.0 z 2026-07-30 — opisano rzeczywiste przepływy danych: wsparcie obsługi poczty przez AI na serwerze w UE, rozmowa wstępna /start, strona zgody /zgoda; skrócono przechowywanie zapisów czatów z 90 do 30 dni; zaktualizowano sub-procesorów — dodano Hetzner, usunięto Calendly; usunięto zapisy o nieprowadzonym newsletterze i nieużywanych cookies). Wersje archiwalne udostępniamy na żądanie e-mailem.